Indhentning og journalisering af samtykke inkl. oplysningspligt

Content

Ansatte på AAU vil for langt størstedelen af deres opgaver have enten forskningshjemlen eller myndighedshjemlen som grundlag for at behandle personoplysninger (behandlingsgrundlaget). Der kan imidlertid undtagelsesvist være tilfælde, hvor disse behandlingsgrundlag ikke kan anvendes og der derfor i stedet skal indhentes et samtykke til at behandle personoplysninger. Det er fx tilfældet, hvis der skal offentliggøres personoplysninger som led i en forskers publicering af forskningsresultater eller fordi ansatte på AAU får behov for at markedsføre/promovere AAU og ansatte eller skal sende nyhedsbreve til samarbejdspartnere, deltagere på karrieremesser mv.  

Denne procedure beskriver derfor håndteringen af disse sager, herunder hvordan et sådan samtykke skal indhentes og hvordan det skal journaliseres.

Når der indhentes en samtykkeerklæring skal oplysningspligten også overholdes. Proceduren beskriver derfor også hvordan dette gøres i overensstemmelse med reglerne.

Origin, background and history

Proceduren er udfærdiget så AAU overholder dokumentations- og journaliseringpligten i medfør af databeskyttelsesforordningen og offentlighedsloven. Proceduren er vedtaget i september 2021 af Kontraktenheden og ESDH Sekretariatet, og finder anvendelse for alle ansatte på AAU.

Purpose and delimitation

Formålet med proceduren at sikre, at AAUoverholder dokumentations- og journaliseringspligten.Proceduren omfatter alle ansatte på Aalborg Universitet som indhenter et samtykke til at behandle personoplysninger som led i en administrativ opgave eller en forskningsaktivitet.

Overall framework

Indhentning af samtykke

Et samtykke kan indhentes på den måde (form), der passer bedst til den pågældende opgave, som der skal indhentes et samtykke til. Et samtykke kan således indhentes både skriftligt og mundtligt.

Det anbefales at det indhentes skriftligt via enten outlook eller e-boks.

Læs nærmere om kravene til et lovligt samtykke her: https://aaudk.sharepoint.com/sites/PersondataWiki/SitePages/Krav-til-samtykkets-indhold.aspx

Håndtering af oplysningspligten

Når der indhentes en samtykkeerklæring fra en registreret, så skal oplysningspligten opfyldes senest samtidig med, at der modtages personoplysninger fra den registrerede. Læs nærmere om oplysningspligten her: https://aaudk.sharepoint.com/sites/persondata-ressourcer/SitePages/Forside-oplysningspligt.aspx

Der forefindes skabeloner til brug for indhentelse af en samtykkeerklæring, hvor der også er indeholdt et bilag til opfyldelse af oplysningspligten. Hvis en samtykkeerklæring indhentes skriftligt/elektronisk anbefales det derfor at anvende samtykkeskabelonen inklusiv bilaget.

Hvis skabelonen ikke anvendes skal det kunne dokumenteres på samtykkesagen i workzone, hvordan oplysningspligten i stedet er opfyldt.

Hvis samtykkeerklæringen indhentes mundtligt fx i forbindelse med en messe/interview, så skal oplysningspligten opfyldes samtidig med. Enten i form af et skriftligt oplysningsbrev eller i form af en arbejdsbeskrivelse af, hvordan oplysningspligten er håndteret mundtligt. Der skal som minimum afgives de lovpligtige oplysninger.

Brug AAU's skabeloner 

Når der indhentes et samtykke er der pligt til at anvende AAU's formelle skabeloner eller en skabelon der indholdsmæssigt svarer til AAU's skabelon.

Skabelonerne findes her: https://aaudk.sharepoint.com/sites/persondata-ressourcer

Journalisering i Workzone – oprettelse, navngivning af dokumenter/lydfiler mv.

Når der indhentes et samtykke, er der pligt til at følge guiden der foreskriver hvordan en samtykkesag oprettes i Workzone. Guiden kan downloades direkte under punktet bilag. 

Anvendte systemer i forbindelse med proceduren

I forbindelse med at der indhentes et samtykke fra en registreret kan følgende programmer anvendes:

• Evt. outlook til kommunikation med den registrerede.
• Workzone til behandling det afgivne samtykke og efterfølgende journalisering.
• Evt. e-boks i de tilfælde, at den registreredes cpr-nummer indgår i behandlingen er den pågældendes personoplysninger, så e-boks kan anvendes i Workzone
• Evt. andre systemer, fx Survey Xact, RedCap mv., som kan anvendes til at udsende spørgeskemaer og kommunikere vedr. et forskningsprojekt.

Relevante dokumenter/sagsakter til brug for løsning af proceduren

Relevante sagsakter på sagen er:

• Korrespondancer med den registrerede via fx Outlook.
• Samtykkeerklæringen
• Oplysningsskrivelsen til den registrerede
• Evt. beskrivelse af hvordan samtykke er indhentet og hvordan oplysningspligten er opfyldt, hvis selve disse dokumenter ikke haves/kan gemmes i workzone.

Eventuelle indsigelser og anmodninger fra den registrerede

Hvis den registrerede på et tidspunkt indgiver en anmodning om fx sletning, indsigt, berigtigelse mv. skal der herefter oprettes en ny anmodningssag, hvor den pågældende vil være part på sagen. De registrerede er også part på samtykkesagen og kan anmode om aktindsigt i deres eget afgivne samtykke og dertilhørende dokumenter. Der er ikke et forbud mod en samlesag i hverken forvaltningsretten eller arkivlovgivningen. Denne journaliseringsmåde er derfor besluttet ud fra et ressourcehensyn – det vil kræve uhensigtsmæssigt mange ressourcer at oprette alle registrerede som parter på samtykkesagen. Derfor er det også vigtigt, at de registrerede fremgår på anden vis, så vi til enhver tid kan finde de registreredes samtykke frem, hvis en registreret skulle henvende sig inden deres samtykke slettes/arkiveres.

Anvend derfor altid guiden "opret samtykkesag", når du skal navngive dokumenterne. 

Contact and responsibility

Ansvarlig enhed for proceduren er Kontraktenheden, AAU Innovation. Det vil også være kontraktenheden der skal kontaktes, hvis der er spørgsmål til proceduren ved at skrive til persondata@adm.aau.dk. .

Attachment

Guiden ”opret samtykkesag” kan dowloades direkte her 

"524295&languageId=4&assetKey="524295&languageId=4&assetKey=Guide%2C+Opret+en+samtykkesag