AAU Handbook

Procedure for indberetning af databærende IT-systemer til Rigsarkivet

Procedure for systemejere ved indkøb og ibrugtagning af databærende IT-systemer

Published: 21.12.2020 (Last revised: 29.01.2021)

Print as pdf

Content

Trin i anmeldelsesprocessen

  1. Senest tre måneder før et databærende system sættes i drift, og gerne allerede i forbindelse med indkøb[1] skal systemejer anmelde systemet til (RA).[2]
  2. Find følgende dokumentation, som skal anvendes til både anmeldelse og godkendelse af systemet[3]:
    • Ejerskab og brugere – altså hvilke enheder skal anvende systemet
    • Hvad er formålet med systemet
    • Hvilke data indeholder systemet og hvilken form har disse
    • Sammenhæng med andre IT-systemer
    • Regler for systemets anvendelse (herunder governance, hvilke sager, dokumenter og data der håndteres i systemet, registreringssystematik, filformat etc.).
  3. Anmeldelse af et system til (RA) foregår ved at udfylde et anmeldelsesskema, som findes i vedhæftede bilag 1
  4. Hvis (RA) vurderer, at der skal afleveres arkivdata til (RA), modtager AAU en skrivelse om at indsende en godkendelsesblanket med henblik på godkendelse af, hvilke data og dokumenter der skal afleveres til (RA), se nedenfor om godkendelsesprocessen[4]


Trin i godkendelsesprocessen

  1. Find følgende dokumentation, som skal anvendes i forbindelse med godkendelse af systemet, der indeholder dokumenter[5]:​ 
    • Instruks for brugen af systemet (På AAU svarer dette til interne regler for brugen af et system)
    • Beskrivelse af registreringssystematik
    • Teknisk dokumentation af systemet i form af ER-diagram samt tabel- og feltbeskrivelse
    • Beskrivelse af hvordan der kan produceres en arkiveringsversion af systemet - kun relevant, hvis der ikke er tale om en relationsdatabase eller systemlandskabet.
  2. Godkendelse af et system til aflevering af arkivdata foregår ved at udfylde et godkendelsesskema, som findes i bilag 2.
  3. Hvis (RA) beslutter, at der skal afleveres arkivdata til (RA) modtager AAU en skrivelse herom
     

Trin i afleveringsprocessen

  1. Systemer uden sager og dokumenter afleveres som et systematiseret og dokumenteret dataudtræk fra systemet, typisk når systemet har været i drift i ca. 5 år
  2. Systemer med sager og dokumenter afleveres i en form som aftales mellem (RA) og systemejer ca. hvert 5. år
  3. Når afleveringen til statens arkiver er tilendebragt kan system- og dataejer slette data og dokumenter under hensyntagen til særlovgivningen på området

 

[1] Det vil være hensigtsmæssigt allerede ved udarbejdelse af kravspecifikationen at indsende anmeldelsen, idet man så ved dialog med (RA) kan sikre, at man får stillet de rigtige krav til system og dataformat

[2] Systemerne i bilag 1 er undtaget fra teknisk dokumentation, men ibrugtagningen skal fortsat anmeldes

[3] Der er ingen formkrav til denne dokumentation

[4] Man kan som systemejer fremsende anmeldelse og anmodning om godkendelse samtidigt, hvilket forkorter ekspeditionstiden

[5] For systemer uden dokumenter er dokumentationen identisk med dokumentationen ved anmeldelse af et system

Origin, background and history

Proceduren er udarbejdet på grundlag af en beslutning i den administrative ledergruppe på AAU 10. 09. 2020 vedrørende opfølgning på det skriftlige tilsyn fra (RA) 2020, og vedtaget i den administrative ledergruppe 11. 12. 2021

Purpose and delimitation

Formålet med denne procedure er at guide systemejer i at opfylde AAU’s forpligtelse til at anmelde alle databærende systemer til Rigsarkivet (RA) inden de tages i brug, jf. Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2020.

På AAU er det besluttet, at opgaven med at anmelde det enkelte system til (RA) påhviler systemejeren. Denne kan hente støtte til IT-mæssige problemstillinger hos ITS og støtte til datamanagement problemstillinger hos ESDH-sekretariatet.

Overall framework

AAU skal som offentlig myndighed anmelde alle IT – systemer til RA senest 3 mdr. før ibrugtagning, for at (RA) kan vurdere om systemets data og/eller dokumenter skal afleveres til (RA).  På grundlag af anmeldelsen beslutter RA, hvilke data og dokumenter der skal bevares og afleveres til RA. Formålet med anmeldelse af systemer til RA er således at sikre, at data og dokumenter, der skal til (RA) har et hensigtsmæssigt format og kan anvendes og tolkes entydigt.

Beslutninger vedrørende evt.  organisatoriske spørgsmål og omkostninger, der viser sig forbindelse med anmeldelses- og godkendelsesprocessen følger ansvars- og kompetencefordelingen i Rektors Delegationsinstruks.

Anmeldelses- og godkendelsesproces

Contact and responsibility

Digitalisering og Transformation er ansvarlig for selve anmeldelses- og godkendelsesprocessens gennemførelse.

Kontaktperson:

Charlotte Bæk Holmstrup, cbh@its.aau.dk, 9940 9498

ESDH-sekretariatet er ansvarlig for proceduren herunder regler for journalisering af anmeldelsessager

Kontaktperson:

Dorthe Bach, dbac@aub.aau.dk, 9940 9213 

Search AAU Handbook

Target group

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Category

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd