Tjenesterejser for censorers- og gæsteforelæsere

Content

Økonomiafdelingen den 5. januar 2009

Til: Censorer, gæsteforelæsere m.fl.

Rigsrevisionen har over for universitetet indskærpet, at afregning af rejse- og opholdsudgifter til censorer og gæsteforelæsere m.fl. skal ske i overensstemmelse med de for ansat personale i staten gældende bestemmelser (tjenesterejsecirkulæret).

Følgende forhold skal fremhæves: 

1.
Jfr. tjenesterejsecirkulæret dækkes den rejsendes merudgifter i forbindelse med rejsen.

2.
Statens eller andre offentlige befordringsmidler skal fortrinsvis benyttes. Benyttelse af eget befordringsmiddel kan dog finde sted, hvor forholdene taler derfor, specielt når det i det givne tilfælde alle forhold taget i betragtning er det mest økonomiske for AAU. 

Taksten, hvor egen bil benyttes, er den af Finansministeriet for anden godkendt kørsel fastsatte.

3.
Taxa kan benyttes til og fra banegård/busterminal, når tjenstlige forhold nødvendiggør dette, eller når afrejse/ankomst finder sted enten i de tidlige morgentimer eller sent på aftenen. Taxabilaget skal være forsynet med oplysning om, hvorfra og hvortil kørsel er foregået samt dato. Under tilsvarende forhold kan egen bil dog benyttes til og fra bane-gård/busterminal/lufthavn, når udgiften herved ikke overstiger udgiften ved benyttelse af taxa til/fra nærmeste banegård/busterminal.

4.
Flybilletten skal bestilles – normalt efter aftale med studiesekretæren - gennem ViaTravel i Aalborg, tlf. 70708181. Ved bestillingen skal medarbejdernummer oplyses. Faktura samt billet vil blive tilsendt/afleveret på ønsket adresse. Bemærk, at faktura IKKE kan/skal betales, idet AAU betaler alle fakturaer fra ViaTravel via universitetets rejsekonto. 

Husk altid at vedlægge dokumentation for rejsens gennemførelse, d.v.s. billettalon/omslag. Det er ikke nok med evt. faktura fra rejsebureau

5.
Udlæg for rejseudgifter, herunder busbilletter i tilknytning til flyrejser, taxaregninger o.lign. refunderes kun i det omfang, de kan dokumenteres med originalbilag. Heraf følger, at kun udgifter til faktisk benyttet rejsemiddel refunderes og altid kun faktiske udgifter.

6.
Der udbetales ikke time-/dagpenge for tjenesterejser, der varer mindre end 24 timer, men i stedet kan rimelige merudgifter til måltider m.v. refunderes mod dokumentation. Med "rimelige merudgifter" skal forstås ca. 40% af dagpenge for frokost eller middag.

7.
Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af tjenestestedet, refunderes inden for et fastsat hoteldispositionsbeløb for hovedstadsområdet, Århus og øvrige. Såfremt morgenmad på hotellet er obligatorisk, refunderes udgiften hertil også, dog vil der blive foretaget et fradrag i time-/dag-pengene på 15 %.

8.
Der gøres opmærksom på de foreliggende hotelaftaler for statslige tjenesterejser. 

Ved hotelreservationen skal det oplyses, at det er efter statsaftalen. 

Det bemærkes, at statsaftalen forudsætter kontant afregning.

9.
Aalborg Universitet har indført elektroniske rejseafregninger, hvorfor rejseafregningen udarbejdes efter aftale med censors, gæsteforelæsers m.fl. kontaktperson på universitetet.

Contact and responsibility

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens rejsekontor.