Intern handel som modtager

Content

Formål og afgrænsning

Denne procedure beskriver, hvordan du laver en Intern Handel, som modtager.

Internt salg/køb af varer og tjenesteydelser kan foregå mellem afdelinger og/eller mellem drift og projekter. Foregår handlen mellem driften bruges arterne 81xxxx/86xxxx. Foregår handlen fra driften til et projekt bruges arterne 71xxxx/76xxxx.

Skærmbillederne i proceduren er anonymiseret ved, at der er indsat en grøn kasse over navnene.

Modtager af Intern Handel (OMP)

Du får en underretning og workflowmail, når der er sendt en OMP til dig i Intern Handel og Ompostering.

Modtagers godkendelse

Inden OMP’en kan konteres, skal bilaget ”modtages”. Det gør du via arbejdslisten i ansvarsområde ”Intern Handel og Omp. – decentral”.

Klik på linket, som er markeret herunder.

I skærmbilledet kan du ”Modtage” eller ”Afvise” OMP’en. Skal OMP’en afvises, skal du skrive en forklaring til afvisningen i kommentarfeltet. Der afsendes en workflowmail til Afsender af OMP’en, som herefter kan rette bilaget og derefter sende det igen.

Ved at trykke på ”Modtag” accepterer du OMP’en, og den åbnes i skærmbilledet ”Intern Handel og Ompostereting”. Bilaget er nu aktivt hos dig og klar til kontering.

Kommer OMP’en ikke frem af sig selv, når der trykkes ”Modtag”, kan det være nødvendigt selv at fremsøge bilaget.

Find OMP'en

Du skal søge efter OMP’en i skærmbilledet ”Intern Handel og Ompostering.

Tryk F7 og indtast enten OMP nr. eller brugernavn (Bogstaverne skal være med stort) og trykke F8.

Har du søgt på dit brugernavn, kan du have flere OMP’er. Du kan bladre i dem ved at bruge pil op og ned.

Modtagerkonteringen

Modtager skal altid bruge funktionerne Saml og/eller Split uanset, om du i afsenderdelen har lavet 1 eller flere linjer. (Dog ikke for transaktionstyperne med ompostering, se afsnittet Ompostering xxxxx).
Anvendelsen af Saml og Split betyder, at afsenderlinjerne kobles sammen ed modtagerlinjerne.

Saml-funktionen bruges fx, når:

• Afsender og modtager har 1 linje hver
• Afsender har flere linjer, som modtager vil have konteret samlet i 1 linje

Splitfunktionen bruges fx, når:

• Afsender har 1 linje, som modtager vil have delt i flere linjer

Saml- og Splitfunktionerne kan bruges flere gange i samme OMP, hvis der er flere linjer.

”Saml”

Linje 3 er din linje, og det kan ses ved, at der er flueben i ”Ompost. Linie”. Din(e) linje(r) skal kobles sammen med Afsenders linjer. Stil markøren i Omposteringslinjen (linje 3 i dette tilfælde) og tryk på ”Saml”.

Nedenstående pop up kommer frem. Sæt flueben i de linjer, der skal samles med den valgte ompost.linje. Hvis Afsender-delen kun har en linje skal Saml funktionen også anvendes. Tryk på ”OK”.

Klik i feltet ”Konto”. Tryk på F9 eller på de 3 små prikker for at åbne konteringsvinduet og kontostreng indsættes (vist med rødt i nedenstående eksempel)

I ”Anviser” skal du ALTID vælge dig selv. ”Beskrivelse” udfyldes med en god forklaring. Denne forklaring kommer med på diverse transaktionslister. Nederst i skærmbilledet kan du nu se, at linjerne er koblet sammen:

Tryk på ”Start Godkendelse/Anvisning”

Tryk ”OK”.

Transaktionen er nu færdigbehandlet. Den får status ”Behandlet”. Den vil blive stående i Intern Handel, indtil den bliver overført i Kreditor. Overførelsen sker om aften.

”SPLIT”

Ønsker du at få en linje splittet op i flere linjer, skal splitfunktionen bruges. Først skal Afsendes modtagerlinje slettes (nedenstående tilfælde linje 2). Stil markøren på linje 2 og tryk på det røde kryds i menulinjen.

Herefter stiller du markøren i linjen, der skal deles op og trykker på ”Split.”

I nedenstående popup skriver du, hvor mange linjer du ønsker, at OMP’en skal splittes op til og trykker ”OK”.

Systemet laver nu det ønskede antal linjer, som automatisk markeres som modtagerlinjer, hvilket du kan se ved, at der er flueben i ”Ompost. Linie”. Du udfylder linjerne med beløb, kontering og anviser.

Ønsker du fx efterfølgende at splitte linjen til 3 i stedet for 2, gentages processen, og du skriver 1 i spiltboksen. Derefter laver systemet 1 linje mere.

Nederst i skærmbilledet kan man nu se, at Afsenders linje 1 er koblet sammen med Modtagers linje nr. 3, 4 og 5.

Tryk på ”Start Godkend/anvisning” og denne boks kommer frem:

Transaktionen er nu færdigbehandlet. Den får status ”Behandlet”. Den vil blive stående i Intern Handel indtil den bliver overført i Kreditor. Overførelsen sker om aften. OMP’en kan herefter findes i Kreditor GUI. Se dokumentet Find en kreditorfaktura/OMP eller Valg af periode.

Videresend

Har du modtaget (accepteret) et bilag fra arbejdslisten og efterfølgende opdager, at det ikke er til dig, har du mulighed for at videresende bilaget ved at trykke på ”Videresend”.

Dette vindue poper up, og du kan søge på en bestemt person ved at skrive noget af navnet i søgefeltet og trykke ”Søg” og efterfulgt af ”OK”.

Systemet sender en workflowmail til Afsender med oplysning om, hvem OMP’en er videresendt til.

Der bliver også sendt en workflowmail og underretning til den nye modtager af OMP’en.

Overall framework

Internt salg/køb af varer og tjenesteydelser kan foregå mellem afdelinger og/eller mellem drift og projekter. Foregår handlen mellem driften bruges arterne 81xxxx/86xxxx. Foregår handlen fra driften til et projekt bruges arterne 71xxxx/76xxxx.

Contact and responsibility

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Bogholderiet i Økonomiafdelingen.