Prophix: Oprettelse

Content

Oprettelse i Prophix

For at blive oprettet i Prophix skal du ansøge om en adgang til systemet ved at udfylde en brugeroprettelsesblanket. Blanketten finder du her: https://www.okonomi.aau.dk/digitalAssets/386/386110_prophix-oprettelsesblanket-v5.pdf

Blanketten udfyldes ved at:

1.  Angive hvorvidt blanketten omhandler: oprettelse af en ny bruger, ændring af en eksisterende bruger eller sletning af en eksisterende bruger
2.  Angive grundlæggende oplysninger om medarbejderen
3.  Angive dato
4.  Angive med flueben, hvilke af Propihx's moduler brugeren skal have adgang
5.  Angive pr. modul hvilke omkostningssteder brugeren skal have adgang til
6. Få godkendelse til adgangen fra bemyndigelsesgiver/budgetansvarlige for de pågældende omkostningssteder

Ved en ny-oprettelse eller ændring skal der generelt tages stilling, hvilke(t) modul(er) brugeren skal have adgang til fremadrettet:

• Konsolideringsmodul
• Driftsmodul
• Indtægtsmodul
• Intern handel-modul
• Projektmodul
• Løn-modul
• Investeringsmodul
• Husleje-modul
• Rum-planlægningsmodul

Alle ovenstående moduler styres med adgange til omkostningssteder, hvorfor der efterfølgende skal angives, hvilke omkostningssteder, den pågældende nye eller eksisterende bruger skal have adgang til fremadrettet. Det er muligt at angive forskellige omkostningssteder til de forskellige moduler af Prophix, og det er ligeledes muligt at angive hele omkostningsstedshierarkier, som fx 323xx for alle Institut for Kommunikation og Psykologis omkostningssteder.

Bemærk, at hvis du ændrer adgangen for en eksisterende bruger, skal du skrive ALLE de adgange, som den pågældende bruger skal bruge fremadrettet - ikke kun adgange, der skal tilføjes.

Ved en komplet sletning af en eksisterende bruger behøver du blot at udfylde punkt 1, 2, 3 og 6, mens hvis du kun ønsker at fjerne en eksisterende brugers adgang til et eller flere omkostningssted(er) for et eller flere af modul(erne) skal du også udfylde punkt 4 og 5.

Ift. punkt 6 accepteres en underskrift fra omkostningsstedernes bemyndigelsesgiver/budgetansvarlige (både fysisk, hvor blanketten er printet og efterfølgende skannet, og desuden digital underskrift), eller en elektronisk godkendelse fra omkostningsstedernes bemyndigelsesgiver/budgetansvarlige via vedhæftet mail eller workzone høring, blot det i den vedhæftede mail eller workzone høring fremgår tydeligt, at godkendelsen vedrører den fremsendte blanket i samme stand.

Efter blanketten er udfyldt jf. ovenstående, sendes den til Prophix mail-boksen: Prophix@adm.aau.dk

Herefter vil en af de Prophix systemansvarlige hurtigst muligt behandle blanketten og returnere et svar.

Contact and responsibility

Har du spørgsmål til Prophix, er du velkommen til at skrive en mail til Prophix mail-boksen: Prophix@adm.aau.dk, eller kontakte systemforvalter: Daniel Nygaard Ricken fra Budget og Planlægning i Økonomiafdelingen.